Escrito como um aprofundamento do texto sobre como montar um site, mas serve para qualquer trabalho. São breves considerações de alguém que trabalhou durante anos em uma empresa. Se não houver organização e hierarquia, o projeto só vai acontecer por acidente.


Trabalhei durante oito anos em uma consultoria econômica grande, um lugar em que todo mundo tinha orgulho da qualidade do trabalho, aliada ao atendimento ao cliente e cumprimento dos prazos. Passei por alguns departamentos, mas a área em que mais pude contribuir foi na gestão do departamento de marketing da empresa, que tinha pouco de marketing e muito de formatação, acabamento e impressão dos trabalhos que seriam entregues. O objetivo era que a aparência fosse pelo menos tão boa quanto o conteúdo, se possível melhor :o) Minha ex-equipe atendia todos os portfolios e satélites, várias demandas simultâneas, às vezes sob bastante pressão, às vezes com muitos desafios ou cornices, como a gente chamava. Também tenho algumas experiências com trabalhos voluntários. Este post são breves considerações de alguém com essa vivência.

Não é fácil trabalhar com uma equipe, ainda mais se as pessoas tiverem pouca experiência de trabalho em empresa. Provavelmente sua equipe será de voluntários, o que piora a situação porque o tempo disponível e a cobrança são bastante limitados.

Não deixe de tentar aplicar os processos que seriam usados em uma empresa. Se você não tem experiência de trabalho em empresa, mas tem um bom senso de organização, estas são as recomendações:

– Você não começa um trabalho sem ter certeza de que a premissa é bem razoável. Por exemplo, não se envolva em uma campanha contra algo que você não tem certeza se é um problema atual e real. E não se envolva sem ter certeza de que concorda com a abordagem de quem lhe propôs a tarefa. Pense também no timing “essa é a melhor época para fazermos isso?” levando em conta disponibilidade das pessoas e fatores externos, como datas comemorativas, eventos. Parece tudo óbvio, mas não é. Muitas vezes o idealizador do trabalho não pensou em alguns aspectos, ele pode estar entusiasmado ou influenciado e não consegue pensar com isenção.

Tão importante quando poder ajudar um projeto é também reconhecer quando o projeto não é uma boa ideia, e dizer “não”. Se você tem dificuldades em dizer não às pessoas, talvez este artigo ajude: http://vocesa.abril.com.br/blog/senhor-do-seu-tempo/tag/assertividade/

– Faça um projeto ter um briefing, mesmo que seja em papel de pão. O briefing é seu contrato e bússola: vocês registram o que será feito, qual o objetivo, quem é o público, formato, quando será lançado, qual a estratégia e ferramentas. Tente extrair ao máximo as informações do idealizador ou patrocinador do projeto. Não é um bicho de sete cabeças. Pessoas organizadas fazem isso de cabeça naturalmente, o famoso o que quando onde pra quem. Mais informações: http://joomlaclube.com.br/site/materias/46-revista-da-comunidade/288-7-itens-basicos-de-um-bom-briefing.html. Se quiser ver, este é o briefing original da Virtude-AG.

– Algo que ajuda bastante é trabalhar com exemplos em vez de palavras. “Moderno”, “elegante”, “diferente” têm muitas interpretações diferentes. Peguem fotos de tela ou impressos com exemplos do que vocês gostam e não gostam, vai facilitar o trabalho.

– Esteja preparado para as pessoas ignorarem o briefing, ou não conseguirem aplicar o significado. O briefing pode dizer “para pessoas que têm pouco tempo”, mas as equipe não consegue construir algo com um visual atrativo para esse público.

– Todo projeto deve ter um chefe. Um projeto sem chefe pode acidentalmente dar certo, mas o mais provável é que ele fique rolando ou empacado, ainda mais no mundo do trabalho voluntário. O chefe é alguém que vai dizer “essa tarefa é minha, e eu vou cuidar dela até o final”, o que não significa que ele vai fazer tudo, muito pelo contrário, idealmente o chefe mais gerencia do que executa. Mas alguém precisa se sentir responsável.

– As pessoas têm medo de serem denominados chefes ou líderes de um projeto, principalmente quem nunca foi um. É comum elas tentarem escapar dessa denominação, dizer que o trabalho será algo construído com a ajuda de todos. Isso sempre é verdade, mas um trabalho em que não há um chefe nomeado para tomar as decisões, fazer cobranças, geralmente desanda. Todo projeto precisa ter um líder.

– O chefe precisa se sentir o dono do trabalho, com direitos e responsabilidades. Ele deve avaliar e entender o projeto, fazer a reunião inicial, distribuir as tarefas, combinar os prazos e cobrar o andamento, tomar decisões ou decidir quem vai tomar. No reino das humanas isso é muito importante, porque enquanto dificilmente alguém discorda do parecer de um médico ou um engenheiro competente, todo mundo se sente no direito de opinar se uma cor está boa, no efeito do slideshow, na disposição da galeria. Seja ou denomine um responsável pela palavra final.

– Os prazos precisam ser definidos com muitas considerações. Quanto mais gente envolvida, mais lento e difícil será o processo. Um grupo pequeno, com pessoas em quem você pode confiar no pique, tem mais chances de sucesso. Mesmo assim, você sempre vai ter que levar em conta que esses voluntários estarão trabalhando no projeto nos intervalos do tempo livre, em madrugadas, deixando de ficar com a família ou passear, então tem que haver muito mais prazo e compreensão para imprevistos. Será importante fazer um acompanhamento constante do andamento, eventualmente reprogramar a data de finalização.

– Provavelmente as pessoas da equipe serão de cidades diferentes e o e-mail será a principal forma de comunicação. Combine desde o começo que todo e-mail tem título explicativo, deve começar com o nome de alguém

“Claudia, você poderia…”

se você escrever “Olá, preciso…” suas chances diminuem muito. Se você não nomear um interlocutor, corre o risco de ninguém se sentir requisitado.

Todo mundo diz que e-mails precisam ser curtos, eu nunca consigo. Prefiro ter as coisas mais explicadas e a consciência mais tranquila. O importante é que no e-mail esteja claro quem deve fazer o quê até quando. Coloque prazo para qualquer tarefa, mesmo que você não tenha ideia, depois renegocia. Chute uma data, porque projeto sem prazo também não acontece.

– O chefe também precisa ser a liderança moral. Manter o time animado, resolver estranhamentos ou conflitos, manter o grupo focado no briefing e ao mesmo tempo ter flexibilidade para aceitar uma mudança importante.

– Não é fácil ter autoridade moral sobre o grupo. Em uma empresa já é difícil, mesmo quando as pessoas são pagas para isso e são oficialmente seus subordinados. É comum olharem para cada pedaço da tarefa e acharem que haveria uma forma melhor de fazer, ou ficarem aborrecidos com cobranças ou restrições. Imagine isso em um grupo de voluntários, em que você como chefe terá que fazer cobranças de prazo, de qualidade, lembrar o que é o briefing. O grupo pode facilmente passar a ignorar o que você fala. Isso pode ser amenizado com o apoio forte e ostensivo do idealizador ou patrocinador do projeto, mas realmente é difícil.

– Não estoure, por mais irritado que você esteja com as pessoas. Raramente a situação melhora. Desabafe com amigos, com a namorada, escreva um longo e-mail que nunca será enviado, mas guarde pra si. Na hora de conversar com o grupo, transforme a irritação em recomendações práticas.

O trabalho em equipe é difícil, mas às vezes é a única forma de executar algo. Um parceiro ponta-firme, que entende o que você fala e é produtivo é a exceção e não a regra. Quanto maior o grupo, mais difícil de gerenciar, as chances de sucesso são maiores com poucas pessoas. Em resumo: qualquer trabalho com mais de uma pessoa precisa ter claramente um briefing e um líder que entende a importância da organização, de processos, de cobranças, de assertividade, que tenha uma visão mais abrangente, mas ao mesmo tempo seja compreensivo e humano.